Růst stavebních firem brzdí nedostatek lidí. Odpovědí není jen nábor

Stavební firmy mají plné ruce práce, ale chybí jim lidi. O to víc záleží na využití kapacit, které už mají. Úspory přitom nečekají jen na stavbách. Průzkum all-in-one manažerského systému Caflou se zaměřil na to, jak tuzemské stavební firmy řídí zakázky, finance a tým. Výsledky ukázaly, že časem nejvíc plýtvají kvůli slabému využití technologií.

Práce na měsíce dopředu, ale ruce nestačí 

Stavebnictví se podle aktuální analýzy CEEC Research vrací k růstu. Vytíženost stavebních firem dosahuje 86 % a zakázky mají nasmlouvané v průměru na deset měsíců dopředu. Nové odborníky ani řemeslníky přitom nenajdou ze dne na den.

Nedostatek lidí jako největší limit potvrdil i průzkum Caflou mezi 40 majiteli menších stavebních firem, architektonických studií a projekčních kanceláří. Firmy z těchto oborů však paradoxně skoro nevyužívají firemní systémy, automatizace a AI – tedy právě to, co by jejich lidem odebralo rutinu a uvolnilo prostor pro odbornou práci.

Stavebnictví stojí na Excelu

Z výsledků vyplývá, že základním kamenem stavebního sektoru jsou tabulky. V Excelu nebo Google Sheets firmy řídí projekty, finance, výkazy práce i obchod.

Tabulky jsou vždy po ruce, ale s přibývajícími zakázkami a lidmi přestávají stačit:

• Komplikuje se sdílení i nastavení, kdo smí data vidět nebo upravovat.
• Chybí historie změn, takže se těžko dohledává, kdo a kdy co upravil.
• Verze v různých souborech se rozcházejí.
• S rostoucím množstvím dat firma ztrácí přehled.

V interních procesech navíc 40 % respondentů nevyužívá žádné automatizace, a pokud ano, nejčastěji jde o základní finanční scénáře jako upomínky faktur.

Využití moderních nástrojů a nastavení interních procesů je zásadní pro zvýšení efektivity chodu firmy. Stavbyvedoucího ani projektanta počítač samozřejmě nenahradí, ale ušetří jim klidně několik hodin denně.

„Nejtěžší je odhodlat se ke změně, ne ta technika,“ říká Petr Macek z Caflou. „Nemá smysl překlápět do systému všechno naráz. Ať si firma vybere jednu věc – často je to evidence kontaktů a zakázek – a tu přesune z tabulek do systému. Pak může pokračovat v dalších oblastech. Zabere to sice nějaký čas, ten se ale brzy mnohonásobně vrátí.“

Kdo je pomalý, přijde o zakázku

Obchod drží pětina dotazovaných firem mimo jakýkoliv systém a 15 % ho vede v tabulkách. Více než třetina tak nemá přehled o obchodních příležitostech a jejich stavu. V oboru, kde jedna zakázka stojí mnohdy statisíce i miliony, přitom stačí přehlédnout e-mail nebo zapomenout odpovědět a potenciální klient je pryč.

„Technologie pomohou už na začátku obchodního jednání. Nabídky se dají tvořit automaticky ze šablon a ceníků a když si veškerou komunikaci s klientem evidujete na jednom místě u zakázky, zorientuje se i kolega, který ji nezakládal,“ vysvětluje Macek.

Evidence obchodních příležitostí (CRM) v Caflou

Rutinu systémům, odbornost lidem

Stavební firmy používají tabulky i řadu nástrojů, ale data mezi nimi celé dvě třetiny přepisují jen ručně nebo je nepřenášejí vůbec. To je zdroj chyb i důvod, proč čísla a informace na různých místech nesedí. Vedení zároveň nemá spolehlivé informace pro vyhodnocování.

Řešením je propojení nebo plná konsolidace dat na jedno „místo pravdy“. Stavební firma Staveng například popisuje, jak řídí celý cyklus zakázky v Caflou:

• Z potvrzené poptávky vznikne projekt s přednastavenými úkoly, které se samy přiřadí konkrétním lidem.
• Zakázka se rozpadne na etapy s termíny a kolegům chodí upozornění na blížící se milníky.
• Přijaté faktury se automaticky vytěží, uloží do nákladů projektu a data se přenesou do účetnictví.
• Každý vidí jen to, co potřebuje – projektant své úkoly, vedení celý přehled.

Víte, jestli jste na zakázce vydělali?

Průzkum ukázal, že cash flow sleduje prakticky každý, ale většinou jen zpětně. 4 z 10 firem neplánují, kolik peněz přijde a odejde v dalších měsících.

Systém pro měření ziskovosti zakázek má 58 % firem, dalších 35 % pracuje jen s hrubým odhadem. K tomu 38 % neeviduje odpracované hodiny, takže nevědí, kam mizí čas jejich lidí.

Bez těchto dat se jen těžko počítá marže. Přitom právě ve financích se velmi dobře uplatní automatizace a AI. Firmy je ale skoro nevyužívají – 35 % dotázaných nezapojuje AI do interního řízení, ostatním pomáhá hlavně v obchodě a komunikaci s klienty.

„Co se týká umělé inteligence pro řízení firmy, nejjednodušší je začít s hotovými funkcemi ve firemních systémech,“ doporučuje Macek. „Caflou například nabízí AI predikce pro výhled na cash flow a další metriky. S AI agentem lze probrat finance, úkoly i vytíženost týmu a poradí vám, kde máte mezery nebo na co se dnes zaměřit.“

AI agent v Caflou

Kromě technologií průzkum odhalil i další příležitosti – od delegování až po sepsání a sjednocení procesů, které zkrátí zaučování nových lidí. 

Nejslabší místo jako největší příležitost

Rostoucí stavební trh vyžaduje kapacity, případný útlum zase tlačí na náklady. Lepší organizace a systematizace práce pomáhá v obou případech – uvolní čas lidem, kterých je málo, a dá majiteli data pro rozhodování místo odhadů.

Obor si slabiny uvědomuje. Když v průzkumu majitelé firem oznámkovali sami sebe v jednotlivých oblastech řízení, i zde nejhůř dopadly automatizace a efektivita.

Důležité je nezůstat jen u uvědomění, ale odstartovat změnu. Zkuste vzít jednu tabulku a nahradit ji vhodným systémem, který data udrží pohromadě. Už první malý krok pomůže.

Zdroj: Linkduo